Admin and Human Resource Department এর দায়িত্ব কি? প্রতিষ্ঠানে নতুন নিয়োগকৃত কর্মীর কিভাবে Verification প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবেন?

Admin and Human Resource Department এর দায়িত্ব কি? প্রতিষ্ঠানে নতুন নিয়োগকৃত কর্মীর কিভাবে Verification প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবেন?

Md.Izabul Alam-M.A, C.in.Ed. Consultant-Security, Training & Investigation, (Return 3 times BCS VIVA) Ex-Principle, Rangpur Modern Pre-Cadet and Kindergarten, Ex-Executive Director, RHASEDO NGO, Ex-Headmaster, Velakopa Govt. Primary School, Palashbari, Gaibandha, Ex-Instructor, Mathematics, URC, Palashbari, Gaibandha, Ex- Sub Inspector (Detective/Intelligence-DGFI), Ex-Executive & In Charge (Recruitment & Training School-Securex (Pvt.) Ltd.).

Md.Izabul Alam, Consultant-(Security, Training & Investigation), Dhaka, Bangladesh.
01716508708, izabulalam@gmail.com

Admin Department and Human Resource Department বা Management আলাদা হলেও অনেক প্রতিষ্ঠানে একই ব্যক্তি দুই Department এর Head হিসেবে দায়িত্ব পালন করে থাকেন। তবে দুই Department এর কাজ আলাদা আলাদা। আসুন আমরা প্রথমে Admin Department দায়িত্বসমূহ কি কি তা জেনে নেই।

Admin Department এর দায়িত্বসমূহ:

1.       Central Registry

2.      Central Record of all Personnel.

3.      Estate and Property.

4.      Welfare.

5.      Legal.

6.      Medical.

7.      Security.

8.      Opening and Closing of new Offices.

9.      Protocol.

10.     Store.

11.     Telephone.

12.     Verification Services.

উল্লেখিত দায়িত্ব ছাড়াও প্রতিষ্ঠান ভেদে আরো অনেক দায়িত্ব থাকে, সে দায়িত্বগুলো Admin Department পালন করে থাকে।

Human Resource Department বা Management এর দায়িত্বসমূহ:

১. HR Operation- শূন্য পদের বিপরীতে উপযুক্ত প্রার্থী নির্বাচন ও যথাযথ প্রক্রিয়ায় নিয়োগ প্রদান।

২. Organizational Development- কর্মীদের performance analysis ও পদোন্নতি, বেতন বৃদ্ধি ইত্যাদি নিয়ে কাজ করা।

৩. Competency Development- যথাযথ TNA করে Training ও Learning & Development যাতে কর্মীদের দক্ষতা বাড়ে।

৪. Employee Relations- কর্মীদের স্বার্থরক্ষা ও সুবিধা নিশ্চিতকরণের পাশাপাশি যথাযথ তদন্তপূর্বক দোষী সাব্যস্ত হলে আইনানুগ ব্যবস্থা গ্রহণ এবং কেউ চাকরি ছেড়ে দিলে বিদায়ী প্রক্রিয়া সম্পন্ন করা।

৫. Work Study according to job description.

HRM এ কর্মরত এক জন অফিসারের মূল দায়িত্ব কি:

স্ব- স্ব প্রতিষ্ঠানের লোকবল ও তাদের বিস্তারিত তথ্য সংরক্ষণ এবং প্রতিষ্ঠানের শীর্ষ কর্মকর্তাদের সামনে যথাযথ তথ্য উপস্থাপন করাই একজন মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা কর্মীর মূল কাজ। যার ফলে মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা বিভাগে কর্মরতরা প্রতিষ্ঠানের কর্তৃপক্ষ এবং কর্মকর্তা-কর্মচারী সবার কাছেই গুরুত্বপূর্ণ, এমনকি সম্মানেরও পাত্র হিসেবে বিবেচিত হয়ে থাকেন। প্রতিষ্ঠানের কর্মী নিয়োগ, বদলি, প্রমোশন, প্রশিক্ষণ, প্রতিষ্ঠানের উন্নয়ন, কর্মীদের কার্যপরিধি নির্ধারন থেকে শুরু করে কর্মীদের প্রাতিষ্ঠানিক সুযোগ সুবিধা যা তারা প্রতিষ্ঠান থেকে পেয়ে থাকেন যেমন – বাৎসরিক ছুটি, প্রভিডেন্ট ফান্ড, অবসর ভাতা, বেতন, বোনাস প্রভৃতির সুষ্ঠু ব্যবস্থাপনা করে থাকেন এই বিভাগের কর্মকর্তারা। কর্মীদের কাজের মূল্যায়ন এবং তাদের কাজের প্রেরণা সৃষ্টির জন্য দক্ষ কর্মীদের পুরস্কার প্রদানের পাশাপাশি যারা কর্মক্ষেত্রে অবহেলা করে তাদের সঠিক পরামর্শ প্রদানও একজন অফিসারের কাজ। কর্মীদের প্রতিষ্ঠানের প্রতি আকৃষ্ট করা, আগ্রহীদের মধ্য থেকে যোগ্যদের খুঁজে বের করা ও নিয়োগ প্রদান, কর্মীদের অনুপ্রাণিত করা ও তাদের সাথে প্রতিষ্ঠানের সু-সম্পর্ক বজায় রাখা, তাদের কর্মজীবনে উত্তরোত্তর উন্নয়নের পথ সৃষ্টি করা এবং প্রয়োজনে তাদের ছাঁটাই করাসহ প্রতিষ্ঠানের মানবসম্পদ সম্পর্কিত সব ধরনের কাজই প্রতিষ্ঠানের মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা বিভাগের কাজ। কিন্তু এর মূল উদ্দেশ্য হলো প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যসমূহ অর্জন করা যার মধ্যে প্রধান চারটি হলো বিক্রয় ও রাজস্ব আয় বৃদ্ধি, মুনাফা অর্জন ও বর্ধন, মার্কেট শেয়ার বৃদ্ধি এবং প্রতিষ্ঠানের ভাবমূর্তি উন্নততর করণ। প্রতিষ্ঠানে কর্মরত সকল কর্মকর্তা বা কর্মচারীদের কার কী দায়িত্ব হবে তা সুনির্দিষ্ট করে বুঝে দেয়া। সেকশন অনুযায়ী job description নামক একটি বই তৈরী করতে হবে। ঐ সেকশনে কর্মরত কার কী দায়িত্ব হবে তা বইটিতে লিপিবদ্ধ থাকবে এবং নিজ নিজ দায়িত্বাবলীর নীচে স্বাক্ষর নিতে হবে।দায়িত্বশীল কর্মকর্তা মাঝে মধ্যে প্রত্যেকের দায়িত্বাবলী মনিটরিং করবেন।

HRM এ কর্মরত এক জন অফিসারের গুণাবলীসমূহ:

এই পেশায় যারা নিযুক্ত হোন বা হতে চান, তাদের শিক্ষাগত যোগ্যতার পাশাপাশি নেতৃত্বগুণ, ধৈর্য্য, সদালাপ, সমস্যা সমাধানে পারদর্শিতা এবং দেশের শ্রম আইন সম্পর্কে ধারণাকে সর্বোচ্চ গুরুত্ব দেওয়া হয়। একজন হিউম্যান রিসোর্স ডেভেলপমেন্ট অফিসারের ভাল যোগাযোগ দক্ষতা এবং অন্যের মনস্তাত্ত্বিক অবস্থা বোঝার ক্ষমতা থাকা আবশ্যক। কর্মজীবনে একজন হিউম্যান রিসোর্স ডেভেলপমেন্ট অফিসারের সবার নিকট গ্রহণযোগ্য ও বিশ্বাসী হতে হয়। নিজ প্রতিষ্ঠানের সংস্কৃতি সম্পর্কে যথাযথ জ্ঞান ও সেই আনুযায়ী মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা করতে হয় এই বিভাগের কর্মীদের।

Admin Department and Human Resource Department বা Management এর দায়িত্বসমূহ অঙ্গাঅঙ্গিভাবে জড়িত। একটি প্রতিষ্ঠানের উন্নতি ও অবনতি সব কিছুই নির্ভর করে এই দুই বিভাগের উপর। এই দুই বিভাগে কর্মরত সকল কর্মকর্তা বা কর্মচারীদের হতে হয় ন্যায় নিষ্ঠাবান, সৎ, কর্মঠ, শিক্ষিত, মার্জিত ও কর্ম তৎপরতা।

প্রতিষ্ঠানে নতুন নিয়োগকৃত কর্মীর কিভাবে Verification প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবেন?

Recruitment Section, Human Resource Department বা Management এর অন্তর্ভুক্ত। এই সেশনের কর্মীরা নতুন কর্মী নিয়োগের কাজ সম্পন্ন করে থাকে। কর্মী নিয়োগের পর Verification এর কাজ করে থাকে Admin Department. সরকারি বিভাগগুলোতে কোনো কর্মী নিয়োগ হলে পুলিশের এসবি শাখা তদন্ত করে থাকে। পুলিশ তদন্তে যদি কোনো ভূয়া তথ্য বা জাল কাগজ পত্র ধরা পড়ে তাহলে প্রচলিত আইনানুগ ব্যবস্থাসহ নিয়োগ বাতিল করা হয়। বেসরকারি প্রতিষ্ঠানগুলোতে সরকারি আইনানুসারে কর্মী নিয়োগের পূর্বেই পুলিশ কর্তৃক তদন্ত করার পরে কর্মী নিয়োগ করতে হয়। কিন্তু কোনো প্রতিষ্ঠানেই তা করা হয় না। এ ছাড়া Verification সেকশনটি Admin Department এর অধীনে থাকায় আরো অনেক দেরীতে তদন্তমূলক কার্যক্রম সম্পন্ন হয়। ততো দিনে দেখা যায়, একজন কর্মী যে হয়তো ভূয়া তথ্য বা জাল দলীল দিয়ে নিয়োগ প্রাপ্ত হয়েছে, সে প্রতিষ্ঠানের অনেক গুরুত্বপূর্ণ  জিনিস বা মালামাল চুরি করে নিয়ে পালিয়েছে।তার দেয়া তথ্যের সূত্র ধরে তাকে আর খুঁজে পাওয়া যায় না। এমন কি মোবাইল নম্বরটি পর্যন্ত ভূয়া পাওয়া যায়।

একজন চাকরি প্রার্থীর প্রদেয় স্থায়ী ঠিকানা সঠিক পাওয়া গেল/ গেল না। ব্যক্তি সৎ / অসৎ ও  অরাজনৈতিক/ রাজনৈতিক মনোভাবাপন্ন। তিনি সর্বহারা/ জঙ্গি/ রাষ্ট্রদ্রোহিতা / মামলা মোকদ্দমায় জড়ানো সহ কোন অপরাধমূলক কর্মকান্ডের সহিত জড়িত নেই / আছেন ইত্যাদি তথ্য চূড়ান্ত নিয়োগের পূর্বেই জানা সম্ভব।

এখন আসি কিভাবে তদন্ত প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবো?

১। PCF FORM (Preliminary Checking Form)- এই ফর্মে প্রার্থীর নাম, পিতার নাম, নিজ কিংবা চাচাতো, মামতো, ফুফাতো ভাই-কমপক্ষে চারজন, প্রতিবেশী-কমপক্ষে তিনজন, স্থানীয় চেয়ারম্যান, নিজ ওয়ার্ডের কাউন্সিলর বা মেম্বর, বিবাহিত হলে স্ত্রী বা শ্বশুরের নাম ও মোবাইল নম্বর থাকবে। প্রার্থী ভর্তির সময় এই ফরমটি প্রার্থী পূরণ করে দিবে। চূড়ান্ত নিয়োগ হওয়ার আগেই মোবাইলে ঐসব নম্বরে ফোন করে প্রার্থীর নাম, ঠিকানা, সততা, রাজনৈতিক সংশ্লিষ্টতা, মামলা মোকদ্দমা, রাষ্ট্রদ্রোহীতা, জঙ্গি/সর্বহারা সংশ্লিষ্টতা, বৈবাহিক অবস্থা  ইত্যাদি বিষয়ে নিশ্চিত হতে হবে।

২। নিয়োগ হওয়ার পরে চারভাবে তদন্ত করা যায়:

(ক) অনলাইন তদন্ত। অনলাইনে প্রার্থীর স্কুল সার্টিফিকেট, ভোটার আইডি কিংবা জন্ম সনদ   

তদন্ত করতে হবে। জেনারেল বোর্ডের জন্য এই লিংকে প্রবেশ কেরতে হবে- http://www.educationboardresults.gov.bd/ 

আর কারিগরী বোর্ডের জন্য এই লিংকে প্রবেশ করতে হবে-http://www.bteb.gov.bd/

ভোটার আইডি যাছাই বাছাই করতে হলে বাংলাদেশ নির্বাচন কমিশনের ওয়েব সাইটে প্রবেশ করতে হবে। লিংক- https://services.nidw.gov.bd/ । জন্ম সনদ তদন্তের জন্য এখনো ইউনিয়ন পরিষদের ই-তথ্য কোষ সম্পন্ন করতে পারে নি বলে এই ওয়েব সাইটে প্রবেশ করা যায় না। 

          

(খ) পুলিশ কর্তৃক তদন্ত।

(গ) স্থানীয় ইউপি চেয়ারম্যান বা পৌরসভা চেয়ারম্যান বা সিটি করপোরেশন কর্তৃক তদন্ত।

(ঘ) প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব তদন্ত টিম কর্তৃক তদন্ত।

তদন্তের জন্য প্রার্থীর নাম ও স্থায়ী ঠিকানা সংবলিত একটা চিঠি  পুলিশ বা স্থানীয় ইউপি চেয়ারম্যান বা পৌরসভা চেয়ারম্যান বা সিটি করপোরেশন  প্রেরণ করতে হয়। এখানে উল্লেখ্য যে, পুলিশের নিকট চিঠি দেয়ার সাথে সাথে পাঁচশত টাকার একটা ট্রেজারি চালান পত্রও দিতে হয়।তদন্তের জন্য  ট্রেজারি চালানের কোড হচ্ছে-1-7301-0001-2681 । পুলিশ তদন্তের জন্য সকল কাগজ পত্র এডিশনাল আইজি, বিশেষ শাখা, বাংলাদেশ পুলিশ, মালিবাগ, ঢাকা এই ঠিকানায় প্রেরণ করতে হবে।

তদন্ত সংক্রান্ত যে কোনো তথ্য জানতে ফোন করুন:

মো: ইজাবুল আলম

০১৭১৬৫০৮৭০৮

izabulalam@gmail.com